1.   Sebutkan bentuk-bentuk struktur organisasi dan berikan penjelasan tiap-tiap fungsionetis (Tugas dan Tanggung  Jawab) ?

Jawab :

Tugas dan tanggung jawab dari elemen organisasi pada struktur orgnisasi tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut :

a.      Pemegang Saham atau Owner

Pemegang saham atau owner adalah pemilik modal yang membiayai semua modal yang harus di keluarkan untuk kebutuhan perusahaan tersebut serta berhak mengetahui setiap kegiatan yang dilakukan oleh  perusahaan.

b.    Direktur

Dibawah ini merupakan tugas-tugas dari seorang direktur :

§  Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan

§  Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)

§  Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

§  Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

c.    Manajer Umum

Manager yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian / fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi. Manager memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai Beberapa atau seluruh manager fungsional.

d.      Serkertaris

Dibawah ini merupakan tugas tugas dari seorang serkertaris:

§  Sumber dan filter informasi bagi pimpinannya, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tangguung jawab.

§  Sebagai tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan mulai dari administrative sampai human relations.

§  Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinannya.

§  Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

§  Scret keeper/pemegang rahasia pimpinannya berkaitan dengan tugas-tugas perusahaan.

§  Mediator antara pimpinan dengan bawahannya.

e.    Staff Administrasi

Tugas utama bagi seorang staff administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyedia fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Tanggung Jawab Utama melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan  administarasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainyakualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi atasan. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagi rekomendasi pembuatan anggaran departement General Affair. melaksankanakan  akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kenersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan.

f.     Supervisor

Tugas dari supervisor sendiri berada di level tengah yaitu, diantara para atasan pembuat kebijakan dan diantara para staff pelaksana rutinitas dilapangan. Dengan fungsi kerja yang berada diantara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi terhadap para staff pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari.supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif. Oleh karena itu seorang supervisor harus memiliki kompetensi berkualitas tinggi yang mencangkup keterampila membangun relasi diantara atasan dan bawahan, keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif, efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan.

g.    Retail Market / Project

Tugas dari retail market/project dalam suatu perusahaan adalah menjual hasil produksi perusahaan dengan menggunakan berbagai macam strategi, agar barang yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing dengan barang lain dan dapat diterima oleh konsumen sehingga nantinya barang tersebut laku terjual dan dapat mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.

h.    Staff / Karywan

Tugas dari staff atau karyawan dalam sebuah perusahaan adalah melakukan pekerjaan yang ditugaskan oleh supervisor yang dapat menguntungkan  perusahaan.

2.  Berikan penjelasan bagaimana mendesain organisasi dan menysusun konsep dari permasalahan / persoalan dalam organisasi ?

Jawab :

Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Terdapat beberapa faktor sebagai penyebab yang mempengaruhi suatu struktur organisasi yaitu :

a.      Strategi (strategy).

Strategi yang pilihannya yaitu (a) strategi inovasi , yang menekankan pada produk dan jasa yang baru, (b) Strategi minimasi biaya yang menekankan kontrol biaya yang ketat, penghindaran pengeluaran inovasi atau pemasaran yang tidak perlu dan penekanan harga, (c) Strategi imitasi yang berupaya untuk pindah ke produk yang baru atau pasar baru hanya setelah terbukti kelangsungan hidupnya.

b.      Ukuran Organisasi (size of organization).

Salah satu ukuran besar atau kecil suatu organisasi diantaranya adalah jumlah karyawan, dan jumlah kekayaan/asset organisasi. Suatu organisasi besar lazimnya memperkerjakan jumlah karyawan yang besar, dan cenderung mempunyai lebih banyak spesialisasi, lebih banyak departementalisasi, lebih banyak tingkat vertical/hirarki, dan lebih banyak aturan dan pengaturan/lebih tinggi formalisasi disbanding organisasi kecil. Hal ini struktur cenderung ke organisasi birokrasi sehingga desain struktur mengarah ke model mekanistik, dan sebaliknya.

c.       Teknologi (technology).

Factor teknologi mengacu kepada bagaimana suatu organisasi mentransfer masukan menjadi keluaran. Terdapat beberapa penelitian tentang hubungan antara teknologi dengan struktur organisasi, dan diantaranya tingkat kerutinan. Artinya teknologi cenderung kearah atau kegiatan rutin atau tidak rutin suatu. 

d.      Pekerjaan.

seperti otomatisasi atau terbakukan suatu pekerjaan. Suatu pekerjaa yang rutin/terbakukan cenderung struktur tersentralisasi dan teknologi tidak rutin yang lebih mengandalkan pengetahuan dan spesialisasi, akan cenderung dicirikan dengan keputusan yang didelegasikan (de-sentralisasi), dan sebagainya.

e.      Lingkungan (environment).

Lingkungan suatu organisasi terdiri dari lembaga – lembaga atau kekuatan-kekuatan yang berada di luar organisasi dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi. Lazimnya itu mencakup pemasok, pelanggan, pesaing, badan – badan pemerintah, kelompok – kelompok penekan (pressure group) dan sebagainya.

3.        Berikan penjelasan bagaimana tata cara merancang ruang lingkup kerja dan kaitan kerja ?

Jawab :

§  Lingkup kerja merupakan lokasi dimana orang-orang yang mempunyai visi & misi yang sama, guna mencapai tujuan bersama.

§  Hal-hal yang dilakukan guna mencapai visi suatu organisasi, antara lain :

a.    Pemberdayaan keahlian anggota organisasi.

seperti : pelatihan, konsultasi bidang-bidang bersangkutan.

b.    Pengembangan keuangan mikro, pelayanan keuangan mikro dilakukan melalui lembaga perbankan dan non perbankan.

Missal : BPR

c.    Pengambangan argo bisnis, dilakukan melalui kegiatan pemasaran produk dan sarana produksi

d.    Komunikasi pembangunan, dilakukan dengan member informasi diberbagai sector pembayaran.

e.    Pengembangan sarana, dilakukan dengan penyediaan fasilitas, seminar, dan lain-lain.

§  Kaitan kerja adalah hubungan yang tercipta baik antara anggota maupun antar orgnisasi/kelompok.

§  Rancangan kerja

Perancangan Kerja adalah ilmu yang terdiri dari teknik-teknik dan prinsip prinsip untuk mendapatkan rancangan (desain) terbaik dari sistem kerja. Sedangkan Sistem Kerja terdiri dari : manusia, bahan, peralatan dan lingkungan kerja.Sistem Kerja terbaik memiliki efisiensi dan produktivitas setinggi-tingginya.Efisiensi dan produktivitas dapat diukur berdasarkan waktu yang dihabiskan, tenaga yang digunakan serta akibat-akibat psikologis dan sosiologis yang ditimbulkan.

§  Ruang Lingkup Teknik Tata Cara Kerja

a.    Pengaturan Kerja

Prinsip-prinsip mengatur komponen komponen sistem kerja untuk mendapatkan alternatif-alternatif sistem kerja terbaik. Pengaturan kerja meliputi: faktor manusia, studi gerakan, ekonomi gerakan

b.    Pengukuran Kerja

Bagian dari teknik tata cara kerja yang mempelajari cara-cara pengukuran sistem kerja. Pengukuran kerja meliputi: pengukuran waktu, tenaga, psikologis dan sosiologis.

§  Penggunaan Teknik Tata Cara Kerja.

a.    Penurunan biaya produksi.

b.    Penentuan waktu baku  untuk sistem upah perangsang.

4.        Jelaskan hasil pekerjaan yang akan dievaluasi kemudian diinformasikan ?

Jawab :

§  Studi evaluasi kinerja ini digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek yang sudah selesai dengan melakukan studi lapangan yang komprehensif. Mengingat pelaksanaan studi evaluasi kinerja membutuhkan waktu dan dana yang besar, maka perlu dibatasi pada proyek atau kumpulan proyek yang mempunyai tujuan akhir sama (cluster project) dan diprioritaskan serta memberikan dampak yang luas kepada masyarakat.

§  Tujuan studi evaluasi kinerja adalah untuk menilai tingkat pencapaian indikator dan sasaran kinerja pada semua tingkatan (masukan,keluaran, hasil, manfaat, dan dampak), mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi, mengidentifikasi pemecahan masalah, serta mengidentifikasi faktor-faktor pendukung dan penghambat keberhasilan proyek. Hasil studi evaluasi ini digunakan sebagai masukan dalam perencanaan yang akan datang dan tindakan koreksi terhadap proyek sejenis yang sedang berjalan.

5.        Sebutkan dan jelaskan dari beberapa teori-teori organisasi ?  

Jawab :

a.      Teori Organisasi Klasik

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai dari tahun seribu delapan ratusan(abad 19) yang mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama. Teori ini juga berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama dan mempunyai efek yang sama, yaitu :

§  Teori birokrasi :

dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism.

§  Teori administrasi :

dikembangkan atas dasar sumbangan Henry Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.

§  Manajemen ilmiah :

dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor.

b.    Teori B.H.Phioral

Dalam teori ini para tokoh lebih menekankan pada dimensi manusianya. Organisasi dipandang suatu system social yang dikembangkan oleh para sosiolog dalam menawarkan bentuk dan design organisasi.Kelompok kerja informal didefinisikan sebagai sumber control pekerja yang utama. Kedua bentuk tersebut, baik organisasi formal maupun informal harus diperhitungkan guna menjelaskan bagaimana dan mengapa suatu organisasi dapat berfungsi sedemikian rupa.

c.    Teori sistem

Teori ini menyebutkan suatu system model universal yang mencakup berbagai bidang kehidupan baik fisik, biologis, social dan fenomena tingkah laku manusia. Para teoritis mencoba menemukan generalisasi yang dapat membantu dalam menyelesaikan bagaimana fungsinya suatu kesatuan dan proses.

           Beberapa konsep penting mengenai penerapan sistem terhadap organisasi anntara lain:

§  Organisasi manusia lebih mencirikan pada sisitem terbuka yang berarti berintraksi melalui berbagi unsur yang ada dalam lingkungan

§  Organisasi cendrung mengarah pada suatu dinamika atau ke seimbangan yang bergegrak (moving equilibirium),keseimbnagan organisasi tetap dijaga dengan cara mengelola dengan segenap informasi dari rangkaian kegiatan yang dapat memberikan umpan balik penyempurnaan setiap penyimpangan.

§  Organisasi merupakan bagian dari sistem hirarki yang terdiri devisi, departemen,seksi,dan kelompok individu

d.    Teori Kontigensi

Organisasi menurut pandangan kontigensi ini bukanlah beroperasi dalam suasana yang lebih komplek dan menghadapi berbagai factor, baik yang bersifat mendorong maupun menghambat dimana semuanya itu harus dipertimbangkan secara matang demi kesuksesan organisasi.